Надежда Макарова, менеджер
менеджер
Репутация 933
16.06.2016

Удаленный сотрудник и дисциплина

Производительность труда каждого работника зависит не только от его профессиональных навыков и квалификации. Немалое значение в данном вопросе имеет уровень дисциплины. Сколько пользы могут принести знания и умения сотрудника, если то, как они применяются, идет в разрез с установленным регламентом? Тем более, если говорить о человеке, сотрудничающем с Вашей компанией удаленно и без официального оформления (каких-либо документально подтвержденных взаимных обязательств).

С чего начать?

Прежде всего, убедитесь, что Ваш подчиненный имеет полное и предельно конкретное представление и о том, что он должен делать, и о том, каким именно образом это должно происходить. Сделайте все, что от Вас зависит, чтобы его работа была продуктивной и корректной. Не надейтесь на то, что человек сам все поймет именно так, как Вам нужно. Фраза «Разве нужно говорить, что это делается так-то и так-то?!» явно не произведет впечатления на руководство компании, когда оно будет ждать от Вас (линейного руководителя) объяснений низких показателей работы.

Если удаленный сотрудник достался Вам «в наследство» от другого менеджера, ему, как и всем остальным, требуется Ваш четкий инструктаж. Да, может показаться, что это – лишнее. Ведь он уже не новичок, и нет необходимости контролировать его первые шаги. Этот сотрудник уже умеет выполнять порученные ему задания. С другой стороны, неважно, как было построено выполнение его обязанностей ранее, что спрашивал предыдущий линейный руководитель, какие у него были требования. Теперь вся ответственность за работу этого человека лежит на Вас.

После того, как с основами покончено, можно переходить непосредственно к мероприятиям, направленным на формирование чувства личной ответственности сотрудника перед организацией и соблюдение принятых регламентов.

Что подразумевается, когда речь заходит о дисциплине в удаленном штате?

Тезисно:

  • Задания должны выполняться согласно предварительно оговоренному ранее индивидуальному графику;
  • Информация о невозможности своевременно выполнить задание должна оперативно сообщаться куратору;
  • Отчетность о проделанной работе должна предоставляться регулярно по требованию линейного руководителя;
  • Результаты работы должны предоставляться в строго установленной форме.

Рассмотрим каждый пункт подробнее.

Индивидуальный график

Индивидуальный график – это форма, содержащая сведения о днях работы сотрудника, времени и объеме планируемых к выполнению работ.

Многие удаленные позиции подразумевают, что сотрудник может выполнять свою работу в удобное ему время, но в пределах указанных промежутков времени. Кроме того, всегда есть вероятность, что в какие-то определенные дни отдельно взятый оператор не сможет выполнить Ваши поручения. Любому менеджеру обязательно нужно знать, сколько операторов находится на линии в каждый день недели, и какой объем работ они смогут освоить.

Может возникнуть иллюзия, что такую информацию легко запомнить. Но надеяться на собственную память в данном случае не стоит. Во-первых, она у Вас не резиновая, и держать в голове то, что можно фиксировать в электронном виде, просто не рационально. Во-вторых, легко запомнить данные о двух-трех сотрудниках, но чем больше людей находится у Вас в подчинении, тем сложнее будет оперировать этими данными. Также электронная форма графиков позволит быстро оценить объем необходимого рабочего материала, заранее его подготовить и обеспечить бесперебойное поступление результатов.

Сотрудник должен собственноручно заполнить свой индивидуальный график на будущую неделю, своевременно предоставить его куратору (например, не позднее четверга текущей недели) и понимать, что его отсутствие у линейного руководителя может стать причиной недостаточного количества рабочего материала и, соответственно, более низкого заработка.

Плановое и внеплановое отсутствие сотрудника

Отсутствие сотрудника и результатов его работы может быть запланированным, согласованным заранее и внеплановым, но менеджер должен быть проинформирован о любом из них.

Плановым невыполнением работ сотрудником в данном случае можно считать то, что отражено в индивидуальном графике и доведено до сведения линейного руководителя (отпуск, прохождение медицинского лечения, учебные отпуска и проч.). Касаемо отпуска: запретить удаленному сотруднику, не оформленному официально в штат компании, брать отпуск тогда, когда ему захочется, Вы вряд ли сможете. А вот попросить работника заранее (например, за пару месяцев) оповестить Вас о своих планах вполне возможно. Человек, планирующий долгосрочное сотрудничество, обязательно учтет Вашу просьбу.

Внеплановое отсутствие возможности выполнять задания, чаще всего, связано или с техническими причинами (поломка компьютера, нестабильное соединение с сетью), или с невысоким уровнем самодисциплины. Последнее, в основном, справедливо в отношении молодых сотрудников. Ваш подчиненный должен знать, что он обязан сообщать Вам о всех подобных случаях любыми доступными способами.

Отчетность

Менеджер всегда должен быть в курсе того, какими показателями характеризуется рабочий день его подчиненного. Удобнее всего получать эти сведения через отчетность: текущую и итоговую. Например, если удаленный сотрудник в колл-центре занимается выявлением первичной заинтересованности респондентов (холодный обзвон) и совершает за день двести пятьдесят наборов, есть смысл, чтобы он сообщал промежуточные результаты на каждые пятьдесят звонков.

По мнению самого работника, эти сведения могут быть бесполезными и квалифицироваться как пустая трата времени. Но менеджер, проанализировав эти данные, может выявить причину низкой производительности, вовремя подключиться к рабочему процессу и провести необходимые корректировки.

Ведь сам по себе факт того, что сотрудник работает, компании не интересен – важен результат его работы. Конечно, отрицательный результат – тоже результат, но нас-то, в первую очередь, интересует положительный. Только положительный итог приносит организации доход, все остальное если и улучшит финансовые показатели деятельности компании, то уж точно не в ближайшее время.

Кроме того, отчетность приучает работника к порядку. Знание того, что от тебя каждый час ждут информацию, поможет пресечь желание сотрудника прибегнуть к тому или иному обману.

Форма

Выполненное задание должно сдаваться только в строго установленной форме. Во-первых, это облегчит процесс обработки поступивших данных и сделает возможным его автоматизацию. Во-вторых, когда информация о проделанной работе сдается в формате, отличным от регламентированного, это явный сигнал того, что сотрудник либо некорректно выполняет возложенные на него обязанности, либо не до конца понимает, что ему нужно делать.

А что еще?

Ни одно продуманное Вами мероприятие по воспитанию сотрудника не окажет должного воздействия, если менеджмент организации сам не придерживается установленных порядков.

В частности, сложно приучить работника следовать согласованному графику, если не соблюдается периодичность выплат вознаграждения за выполненные задания.